Инструкция
Выберите наиболее приемлемый для вас метод складского учета: сортовой или партионный.
При сортовом способе товар хранится на складе по наименованиям. Для облегчения учета желательно присвоить каждому его виду номенклатурный номер (). Каждый вновь поступивший товар присоединяется к продукции того же наименования. Материально-ответственные лица должны вести учет товаров в натуральном выражении (например, в килограммах, в упаковках или в штуках). Учет ведется на приходных и расходных документов в специальных (на бумаге или в электронном виде).
При партионном способе каждая вновь поступившая партия хранится отдельно от ранее полученного товара. На нее заводится специальная учета с указанием количества товара в партии и даты поступления. Этот метод приемлем при учете насыпных товаров или если склад обрабатывает всего один вид продукции.
Отпускается товар по , в которых указывается получатель, дата отгрузки, наименование (артикул), количество и стоимость. При обнаружении бракованной продукции составляется акт на списание. Любое движение товара должно быть задокументировано.
Все складские документы сдаются в бухгалтерию, где их проверяют и ставят на учет в количественном и денежном выражении, либо списывают с учета (если документ расходный). Для обеспечения точности учета желательно вести бухгалтерский и складской учет параллельно и периодически производить сверки данных.
Если ассортимент товаров широкий, то нужно организовать адресную систему хранения. При этом весь склад разбивается на ячейки с уникальными номерами (можно использовать буквенно-цифровые обозначения) и в карточке учета товара указывается адрес, на котором тот хранится. Этот метод позволяет быстро отыскать нужную продукцию, а также облегчает проведение инвентаризаций.
Полная инвентаризация должна проводиться минимум раз в год. Но для более точного учета желательно проводить ее не реже, чем раз в месяц. Инвентаризация - это процедура сверки фактического наличия товара (путем физического подсчета) и учетных данных. По результатам сверки производится корректировка учетных данных, если есть расхождения.
Полезный совет
Современный складской учет ведется при помощи компьютерных технологий. Например, здесь можно найти большой перечень программ для ведения учета на складе: http://itshareware.by.ru/finance/warehouse/index.shtml
А здесь можно найти образцы полезных складских документов: http://www.buhsoft.ru/?title=bp9.php
Источники:
- как правильно вести складской учет
Грамотная организация учета на складе позволяет оперативно снабжать производство компании необходимыми материалами, своевременно комплектовать готовую продукцию, отгружать ее и многое другое. Для этого, в свою очередь, необходимо всегда быть в курсе о наличии и движении товара.
Инструкция
Можете учитывать товар в единицах измерения, упаковках или штуках. Также приемлемым является партионный учет (когда товары учитываются в партиях). Поэтому вам необходимо выбрать наиболее удобный для вас способ учета на складе: сортовой либо партионный.
Присвойте (номенклатурный номер) каждому виду товара. Это сможет значительно облегчить учет на складе при сортовом методе. В этом случае товар должен храниться в складском помещении по наименованиям. Каждое вновь поступившее изделие будет присоединяться к товарам того же наименования. При этом материально-ответственные лица обязаны вести учет товара в натуральном выражении (к примеру, в килограммах, упаковках или штуках).
Ведите учет на основании следующих документов: расходных и приходных товарных накладных. Отмечайте поступление и расход товара в специальном журнале (на бумажном носителе или в электронной форме).
Заводите специальные карточки учета при каждом поступлении новой партии товара. Это необходимо при партионном способе учета на складе. Ведь каждая вновь поступившая группа товара будет храниться отдельно от продукции, полученной ранее. В свою очередь, в этой карточке учета необходимо указывать количество товара в данной партии и дату ее поступления. Такой метод приемлем при складском учете насыпной продукции или, если складское помещение предназначено всего для одного вида товаров.
Отпускайте товар только по накладным, в которых должны быть указаны следующие данные: получатель, наименование (артикул), дата отгрузки, количество и стоимость товара. При обнаружении бракованных единиц (партий) продукции обязательно составляйте акт на списание. Помните, что любое движение товаров должно быть подтверждено документально.
Сдавайте все складские документы в бухгалтерию. Именно там их будут проверять и ставить на учет в денежном и количественном выражении, либо списывать с учета (если документ является расходным).
Работа оператором склада может быть интересной и перспективной. Она требует внимательности и расторопности. Если вы чувствуете в себе силы и желание для того, чтобы освоить данную профессию, приобретите необходимые знания и навыки, а потом ищите подходящую вакансию.
Личные качества
Если вы решили стать оператором склада, вам необходимо знать, какие качества характера могут вам в этом помочь. Так, для работы с документами вам потребуется усидчивость и внимательность. Если вы суетитесь и торопитесь, то можете совершить какую-то ошибку. Помните, что в некоторых случаях работники склада, ведущие учет товара, являются материально ответственными лицами, и ваша опечатка, описка или пропуск ошибки в накладной может дорого вам стоить.
Вместе с тем оператору склада необходимо быть энергичным человеком. Ведь порой объем документов может быть очень большим, а сроки – жестко регламентированными. Чтобы не задерживать работу остальных сотрудников, товар в систему нужно вводить быстро и четко. Кроме того, оператор склада должен быть ответственным индивидом. Он работает с большим объемом информации, поэтому здесь важна некоторая педантичность.
Навыки
Для работы оператором склада важно быть с техникой на «ты». Если вы умеете быстро печатать или даже освоили метод слепой печати, вам это пригодится в будущем в работе. Кроме того, следует хорошо изучить программу, в которой вам предстоит вести учет. Чаще всего это 1С. Поэтому желательно пройти курсы по освоению соответствующего модуля этой программы, лучше сразу нескольких версий.
По долгу службы вам, возможно, придется работать не только с компьютером или ноутбуком, но и с такой офисной техникой, как принтер и сканер. Конечно же, ваше неумение обращаться с устройствами не должно задерживать рабочий процесс. Но если вы не знакомы с работой данной техники, не отчаивайтесь. Скорее всего, на месте вам удастся быстро освоить основные ее принципы.
Хотя работать вам придется преимущественно с документами, коммуникативные навыки тоже не помешают. Ведь порой необходимо созвониться с поставщиком или покупателем и уточнить какие-то детали. Поэтому вам нужно развивать свое умение вести деловые диалоги.
Оператор склада работает с приходными и расходными первичными бухгалтерскими документами. Следовательно, у вас должно быть основное понятие о бухгалтерском учете. Скорее всего, эти знания вы получите на курсах 1С для операторов.
Ваши преимущества
При поиске работы вас ждет больший успех, если вы будете знакомы с номенклатурой, с которой вам предстоит работать. Согласитесь, вникнуть в тонкости работы, не зная товара, очень сложно. Если раньше вам доводилось работать с какой-либо продукцией, попробуйте найти должность оператора склада в данной сфере в первую очередь. Обязательно отметьте в своем резюме опыт работы в данной области.
Знание офисных программ, иностранного языка и умение эффективно использовать свое рабочее время тоже будет преимуществом при приеме на работу. Организованный человек, который старается узнать больше, чем требует его должность на текущем этапе, не может не вызвать уважение у работодателя.
Для успешного развития любого предприятия, независимо от формы собственности и осуществляемого вида деятельности, необходимо правильно организовать
В большинстве случаев для хранения товаров выделяется отдельное, хорошо оборудованное и охраняемое помещение. Благодаря складскому учёту обеспечивается сохранность всего объема товарных и материальных ценностей.
Особенно это важно для компаний, специализирующихся на реализации и производстве продукции, где необходимо иметь постоянно обновляющиеся данные о проданном и оставшемся на складе товаре.
Согласно распоряжению Министерства Финансов России, организация складских операций возлагается на материально-ответственное лицо.
Лет 15 – 20 назад практически все коммерческие организации ведение складских операций осуществляли вручную, так как далеко не все предприятия могли себе позволить использовать компьютерную технику.
Сегодня ситуация кардинально изменилась и ведение складского учёта осуществляется посредством специально разработанного программного обеспечения и полной .
- Складское помещение может использоваться в следующих целях:
- для хранения товаров, подлежащих дальнейшей реализации;
- для хранения готовой продукции;
- для хранения рабочей одежды, инвентаря, ветоши, средств индивидуальной защиты и т. д;
- для хранения запасных частей и комплектующих, задействованных в производственных и ремонтных процессах;
- для ответственного хранения товарных и материальных ценностей.
Какие требования к работникам склада
Ни один склад не будет эффективно работать без участия таких высококвалифицированных специалистов, как: заведующий складом, кладовщик (если склад принадлежит крупному предприятию, то кладовщиков может быть несколько) и конечно, деятельность склада немыслима без грузчиков и уборщиц.
На каждого работника склада возлагаются определённые обязанности, которые должны быть прописаны в учётной политике предприятия.
Требования, предъявляемые к заведующему складом Руководитель склада должен грамотно организовать работу всех сотрудников, находящихся в его подчинении. Он лично контролирует все движения по складу: приход товаров, расход товаров, внутреннее перемещение товаров.
На заведующего складом возлагается и материальная ответственность за сохранность доверенных ему товарных и материальных ценностей.
На такую должность могут претендовать специалисты, отвечающие следующим требованиям:
- люди, имеющие среднее или высшее образование по специальностям, связанным с бухгалтерским учётом, финансами и экономикой;
- люди, занимавшие ранее руководящие должности;
- люди, имеющие определенный стаж работы на складе (при наличии соответствующего образования).
Требования, предъявляемые к кладовщику Кладовщик – работник склада, в обязанности которого входит организация складского учета материальных ценностей. Ежедневно он выполняет следующие функции:
- принимает поступившие на склад товарные и материальные ценности;
- выполняет проверку их сопроводительной документации;
- самостоятельно вносит данные о прибывшем товаре в складскую учётную документацию;
- выдает товарные и материальные ценности;
- выписывает расходные документы;
- делает соответствующие отметки в складской учётной документации;
- проводит переучёт имеющихся на складе товарных и материальных ценностей и т. д.
Требования, предъявляемые к грузчикам и младшему обслуживающему персоналу Приём людей на должность грузчика склада производится при условии соответствия кандидата определенным требованиям.
В частности, грузчик должен: обладать хорошим здоровьем, быть физически развит, и должен уметь управлять специализированной техникой, которая обычно задействуется при поднятии и перемещении большого количества груза (погрузчики). Дополнительное требование к кандидату на должность грузчика – отсутствие вредных привычек.
Младший обслуживающий персонал должен содержать помещение склада в чистоте, делая регулярную сухую и влажную уборку, а также своевременно вывозить скопившийся мусор.
Документы при организации складского учета ТМЦ
Работники склада должны заполнять первичную документацию при совершении любой хозяйственной операции, касающейся товарных и материальных ценностей.
Также в их обязанности входит составление регулярных отчётов, которые относятся к внутренней документации предприятия. Сроки и порядок их составления устанавливается непосредственно руководством компании, которой принадлежит склад.
Согласно действующему на территории России Федеральному законодательству, организация складского учета на предприятии должна происходить при соответствующем документальном оформлении каждой совершённой операции с ТМЦ.
К таким документам относятся:
- акт формы МХ – 1 «О приёме – передаче ТМЦ на хранение»;
- акт формы МХ – 3 «О возврате ТМЦ, которые были сданы на хранение»;
- складское свидетельство;
- складская квитанция;
- доверенности М – 2, М – 2а, на основании которых можно получить товары со склада от имени любого предприятия;
- приходный ордер М – 4 – документ, необходимый для учёта ТМЦ, прибывших от поставщиков;
- акт приёмки ТМЦ М-7, где указываются все данные о поступившем на склад товаре;
- лимитно-заборная карта М-8;
- накладная – требование М-11. Используется для внутреннего учёта ТМЦ;
- накладная М-15, заполняемая при отгрузке товарных и материальных ценностей сторонним организациям;
- карточка учёта ТМЦ М-17, предназначенная для внутрискладского учёта материальных ценностей;
- акт приходования ТМЦ М-35, заполняемый при демонтаже основных фондов и т. д.
На каждом складе, помимо первичной документации, должны вестись учётные регистры, в которые регулярно ответственные лица вносят соответствующие данные.
Ответственность за знание номенклатуры товарных и материальных ценностей, их сортов, видов, свойств и т. д., возлагается на кладовщика. Этот сотрудник склада должен знать складские , свободно ориентироваться в помещении и при первом требовании получателя выдать необходимое количество ТМЦ.
В конце каждого месяца заведующий складом должен подвести итоги его работы. Для этого он изучает отчёты кладовщиков и вносит сводные данные (точное количество принятых и отгруженных за отчётный период товаров) в книгу складского учёта.
После этого им собирается вся полученная и выписанная первичная документация и, вместе с заполненной заборной картой (в ней помимо данных о ТМЦ указывается информация относительно возвратной тары), передаётся сотрудникам бухгалтерии.
Ответственность за нарушения при организации складского учета
В том случае, когда работниками склада нарушаются требования действующего законодательства, касающиеся документального учёта прихода или расхода товарных и материальных ценностей, ответственные лица подвергаются финансовым санкциям.
Последующие нарушения, произошедшие в течение одного отчётного года, могут повлечь за собой увеличение штрафных санкций, сумма которых может возрасти. Эти требования, к которым относится правильная организация учета складских операций, регламентированы статьёй 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
Каждый руководитель давно работающего или только открытого ООО, коммерческого или государственного предприятия должен со всей ответственностью подходить к организации работы своего склада.
Это касается как сотрудничества с высококвалифицированными специалистами, так и современного технического оснащения складского помещения (компьютерной техникой, специализированной грузоподъёмной техникой и т. д.).
Регулярный контроль работы склада поможет исключить хищение товарных и материальных ценностей, что негативно сказывается на финансовом благополучии любого предприятия, независимо от формы его собственности.
Независимо от того, какие товары производит предприятие, для успешной его работы нужно грамотно организовать его складское хозяйство. Товары до отправки на реализацию нужно где-то хранить, при этом необходим постоянный учет их динамики. Если учет организован правильно, это поможет сохранить весь товарный объем и быть в курсе о том, какой именно товар и в каком количестве имеется в наличии на данный момент.
Проанализируем нюансы организации складского хозяйства на предприятии и учета проданных и остающихся товаров.
На каких законодательных актах основан складской учет
Учет материальных запасов на складе регламентируется распоряжениями Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н, а конкретней – Положением по бухучету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные организации, подчиняющиеся иному регламенту.
Согласно этому акту, заниматься складским учетом должен специально назначенный материально ответственный работник. Этот же документ уточняет список материальных ценностей, которые можно отнести к материально-производственным запасам (МПЗ), которые полагается хранить на складах.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Еще несколько десятилетий назад учет складского хозяйства производился исключительно вручную. Сейчас этот процесс в основном автоматизирован: для этой цели существует обширное программное обеспечение.
Важные определения
Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю.
Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01. К ним относятся:
- материалы, сырье, полуфабрикаты, в будущем призванные послужить основой для производства реализационной продукции или иной деятельности предприятия (работ, услуг);
- ценности, готовые к реализации (товары);
- материальные активы, необходимые для обеспечения бытовых и управленческих потребностей организации.
К МПЗ не принято относить:
- активы, которые должны использоваться длительное время (более года) – в таком случае это уже не производственный запас, а основное средство;
- продукция, производство которой не завершилось (не прошедшая полностью технологический цикл, недоукомплектованная, не прошедшая предписанную проверку и контроль качества).
Область применения складов
На складе хранят и готовят к отправке в производственный цикл или дальнейшему потребителю МПЗ. Чаще всего склады применяются для сбережения в течение определенного срока:
- товаров, подлежащих продаже;
- готовой продукции предприятия, «судьба» которой еще не решена;
- сырья для изготовления продукции;
- запасных частей, деталей, комплектующих узлов и др. элементов оборудования, необходимого для производства и/или его ремонта;
- специальной и форменной одежды;
- средств индивидуальной защиты для рабочих;
- нужного инвентаря и т.п.
Разновидности складов
Складское хозяйство, обеспечивая разнообразные функции, связанные с ранением и передачей товарно-материальных ценностей, может быть по-разному классифицировано.
- По особенностям функционирования:
- материальные – для хранения ценностей, обеспечивающих текущее производство;
- внутрипроизводственные – межцеховые и внутрицеховые, на них хранятся активы для постоянного обеспечения рабочих мест и организации бесперебойной работы, в том числе и по графику.
- По типу хранящихся на складе активов:
- универсальные – могут принять на хранение практически любые МПЗ;
- специализированные – «заточенные» под конкретный вид хранимых ценностей.
- По месту расположения:
- централизованные склады;
- «промежуточные» склады – кладовые внутри подразделений.
ВНИМАНИЕ! Каждому складскому помещению в приказе по организации присваивается собственный номер, его помещают на всей учетной документации, относящейся к этому складу.
Кто обеспечивает работу склада
Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:
- заведующий – умеющий организовать работу подчиненных сотрудников, в чьем ведении находится динамика МПЗ по складу, материально ответственный за их сохранность;
- кладовщик – работник, учитывающий ценности на складе: принимает и выдает их согласно сопроводительной документации, ведет расходные документы, осуществляет переучет и др.;
- грузчики – осуществляют перемещение МПЗ по складу, на предприятие и до транспорта;
- младший обслуживающий персонал – призван содержать склад в чистоте.
Нюансы хранения
Чтобы в системе функционирования складского хозяйства всегда был порядок, то есть ценности могли быть найдены и выданы по первому требованию, а также не утрачивались вследствие нарушений условий хранения, следует соблюдать ряд важных условий:
- Оборудование складских помещений необходимыми системами ранения МПЗ (контейнерами, стеллажами, резервуарами и пр.).
- Каждый вид, марку, размер, сорт, партию МПЗ следует хранить в отдельной ячейке (полке, ящике).
- Наряду с системами хранения склады должны быть обеспечены измерительными приборами, адекватными учету конкретных видов выдаваемых активов.
- Закладывать активы на хранение следует с одной стороны, а отпускать – с другой.
- Эффективное использование полезной площади самого склада и устройств для хранения.
- Размещение устройств для хранения и активов на них должно способствовать максимальной автоматизации складских работ.
- Выдача однородных активов должна осуществляться в порядке очередности их попадания на склад (более «старые» следует выдать раньше).
- Учет при хранении физических и химических свойств хранимых ценностей.
Документация для складского учета
Любая операция, производимая на складе с МПЗ, должна правильно отражаться в соответствующих документах.
Первичная документация оформляет все процедуры, производимые с активами на складе. Ее регламентирует федеральное законодательство РФ. Основные документы для обеспечения сделок с МПЗ на складе приведены в таблице.
| № п/п | Название документа | Какую операцию с МПЗ он отражает | |
|---|---|---|---|
| 1 | Акт по форме МХ-1 | При приеме товарно-материальных ценностей на хранение | |
| 2 | Акт по форме МХ-3 | При возврате ранее сданных на хранение активов | |
| 3 | Складское свидетельство | Оформляются при передаче ценного актива на ответственное хранение | Это ценная бумага на предъявителя, то есть выдать товар нужно будет только по предъявлении свидетельства |
| 4 | Складская квитанция | Выдается непосредственно тому, кто сдал товар на хранение, удостоверяет его принятие | |
| 5 | Доверенность по или М-2а | Документ, позволяющий выдать со склада определенные ценности представителям другого предприятия | |
| 6 | Приходный ордер по | Учет МПЗ, поступивших от поставщиков | |
| 7 | Акт приемки активов по форме М-7 | Все сведения об активе, только что поступившем на склад | |
| 8 | Лимитно-заборная карта по | Текущий контроль над соблюдением норм выдачи со склада определенных лимитированных МПЗ – активов на нужды производства. | |
| 9 | Накладная-требование по | Учет динамики МПЗ внутри предприятия между его подразделениями | |
| 10 | Накладная по | Сопровождает отпуск ценностей другим организациям | |
| 11 | Учетная карточка по | Учет материальных ценностей внутри склада | |
| 12 | Акт приходования по форме М-35 | Сопровождает демонтаж основных средств | |
Кроме первичной документации, работники склада должны регулярно оформлять:
- отчеты для руководства (по внутреннему регламенту);
- учетные реестры документов;
- вести книгу складского учета – завскладом вносит в нее ежемесячные сводные данные отчетов кладовщиков.
Ответственность за складской учет
Поскольку МПЗ, часто называемые товарно-материальными ценностями, являются серьезной долей активов предприятия, уполномоченные лица несут материальную ответственность за возможные проблемы и допущенные нарушения в работе с ними. Эти моменты четко зафиксированы в трудовом договоре, заключаемом с ответственными работниками склада.
Соответствующие денежные санкции регламентируются:
- ст. 120 НК РФ;
- ст. 232 ТК РФ – о возмещении прямого ущерба в полном объеме, если сумма меньше среднемесячного заработка виновного;
- ст. 241 ТК РФ – о частичном возмещении ущерба в размере среднего заработка виновного за месяц;
- ст. 243 ТК РФ – о полной материальной ответственности в случаях, если это предусмотрено в трудовом договоре.
ВАЖНО! Если был допущен рецидив нарушения в том же отчетном году, сумма штрафов возрастает.
Вся продукция, материалы и товары, находящиеся на складе нуждаются в регулярном процессе учета и проверки. Контроль должны осуществлять ответственные сотрудники склада и бухгалтерии. С таким персоналом в обязательном порядке заключают договор финансовой ответственности. Ответственность за сохранность товара и за его движение лежит на их «плечах».
Процесс учета товаров на складе
Процедура учета осуществляется по трем основным критериям:
- наименование продукции;
- единица измерения и количества (вес, объем, штучно и т.д.);
- ценовое выражение.
Система учета товара должна быть разработана заранее, в процессе оптимизации работы склада.
В эту систему входят такие пункты, как:
- получение информации о состоянии товара;
- информация о перемещении груза по территории склада;
- об отгрузке и получении продукции;
- о точном месте нахождения.
Учет и контроль необходимы для сохранности всех материалов, а также для поддержания дисциплины и выработки ответственности у всех сотрудников.
Чтобы процесс был наиболее эффективным, существует несколько основных принципов работы.
Первое и самое важное – это документирование всей информации, касающейся груза. Также важна бухгалтерская отчетность и контролирование доступа к товару, фиксирование всех посещений. Должно соблюдаться полное соответствие по всей документации. Одним из инструментов, который помогает воссоздать общую картину истории груза – инвентаризация.
Что такое инвентаризация и для чего она нужна
Инвентаризацию можно сравнить с фотографированием. Другими словами, вы должны запечатлеть весь товарный запас и его фактическое состояние. Это очень важный этап системы учета товаров, именно поэтому он считается самым трудоемким и масштабным.
Шаг за шагом, монотонно и скрупулезно ответственные работники фиксируют все данные. Этот процесс настолько важен, что иногда приходится даже приостанавливать полноценное функционирование склада.
Чем чаще проводится инвентаризация, тем точнее работает система учета.
Для того чтобы этот процесс прошел по всем правилам и нормам, необходимо заранее спланировать и организовать рабочие моменты. Если осуществить все правильно, то можно преждевременно выявить и избежать ошибок в учете с их дальнейшим исправлением в бухгалтерской отчетности.
Помните, что во время инвентаризации товары и материалы запрещено перемещать по территории склада, и тем более не переставлять их в другие ячейки. За всем процессом следит специально созданная комиссия и руководитель предприятия.
Учет движения на складе
Процедура внутреннего перемещения также является неотъемлемой частью всей системы учета товаров на складе. Все операции по передаче груза из одного складского помещения в другое, или между структурными отделами, а также между материально ответственными лицами должны быть строго задокументированы при помощи соответствующих накладных.
Как правило, за все передвижения отвечает кладовщик или заведующий складом. Это должностное лицо с финансовой ответственностью, которое ведет учет движения груза в карточке.
Запомните: чем тщательнее контроль – тем эффективнее работа склада!