Бухгалтер ошибочно переплатил работнику денежные средства. Ситуация неприятная, так как излишне выплаченные деньги могут быть взысканы только в исключительных случаях. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы выйти из этой ситуации без потерь?
: программы обучения разработаны на основе требований профессионального стандарта «Бухгалтер».
Как возникает переплата
Переплатить сотруднику пособие можно по двум причинам:
- счетная ошибка, в результате которой сумма пособия оказалась завышенной;
- работник предоставил недостоверные сведения, повлиявшие на расчет пособия.
Последовательность действий бухгалтера в каждой из перечисленных ситуаций будет отличаться и по документальному оформлению, и по порядку истребования у работника излишне выплаченной суммы пособия, и по налоговым последствиям. Давайте разберемся с каждым случаем отдельно.
Счетная ошибка
Излишне выплаченная заработная плата, пособия, отпускные, иные выплаты могут быть удержаны, если это явилось результатом счетной ошибки (Ст. 137 ТК РФ).
Что такое счетная ошибка? С учетом позиции Роструда, изложенной в письме от 01.10.2012 № 1286-6-1 , счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов. Этой позиции придерживается Верховный Суд РФ в Постановлении от 20.01.2012 № 59-В11-17 . Иные ошибки (например, неправильное истолкование норм законодательства, указание неверных исходных данных для начисления выплат и т.п.) основанием для производства удержаний из заработной платы работника не являются.
Удержание производится в размере не более 20% суммы, причитающейся застрахованному лицу, при каждой последующей выплате пособия либо заработной платы. При прекращении выплаты пособия (зарплаты) оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).
Рассмотрим пример.
Работник Селиванов П.И. предприятия «Гамма» был нетрудоспособен с 1 по 7 апреля 2017 года. 10 апреля в понедельник вышел на работу и принес листок нетрудоспособности. Страховой стаж сотрудника — 9 лет. Работник не подавал работодателю заявление на предоставление налоговых вычетов по НДФЛ. Выплаты, облагаемые страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в расчетном периоде составили:
2015 год — 350 000 рублей;
2016 год — 450 000 рублей.
Рассчитывая средний заработок для оплаты больничного, бухгалтер «Гаммы» допустил арифметическую ошибку:
(350 000 + 540 000 ) / 730 = 1 219,18 руб.
1 219,18 руб. х 7 дн. = 8 534,26 руб. (в том числе первые три дня временной нетрудоспособности оплачены за счет работодателя — 3 657,54 руб., за счет соцстраха — 4 876,72 руб.).
На руки: 8 534,26 - (8 534,26 х 13 %) = 7 424,26 руб.
После пересчета сумма больничного оказалась меньше:
(350 000 + 450 000) / 730 = 1 095,89 руб.
1 095,89 руб. х 7 дн. = 7 671,23 руб. (в том числе первые три дня временной нетрудоспособности — 3 287,67 руб., за счет соцстраха — 4 383,56 руб.).
На руки: 7 671,23 - (7 671,23 х 13 %) = 6 674,23 руб.
Переплата составила:
7 424,26 руб. - 6 674,23 руб. = 750,03 руб . (в том числе за счет соцстраха — 428,59 руб.).
Для удержания из заработной платы работника излишне выплаченной суммы пособия необходимо заручиться его согласием и попросить написать заявление.
На предприятии «Гамма» заработная плата выдается дважды в месяц:
- за первую половину месяца — 25-го числа;
- за вторую половину месяца — 10-го числа месяца, следующего за расчетным.
Поскольку Селиванов П.И. принес больничный 10 апреля, в течение 10 календарных дней пособие было назначено. 25 апреля Селиванову П.И. выплатили пособие в размере 7 424,26 руб. одновременно с заработной платой за первую половину апреля. НДФЛ в размере 1 110 руб. следовало перечислить в бюджет в срок до 2 мая включительно.
Бухгалтер рассчитал заработную плату Селиванова П.И. за апрель пропорционально отработанному времени. Оклад работника — 50 000 рублей. В апреле 20 рабочих дней, отработано — 15.
50 000 руб. / 20 х 15 = 37 500 руб.
За первую половину месяца Селиванов П.И. получил заработную плату пропорционально отработанному времени:
50 000 / 20 х 5 = 12 500 руб.
За вторую половину апреля Селиванову П.И. причитается заработная плата 37 500 — 12 500 = 25 000 руб.
Максимальный размер удержаний определяется после уменьшения зарплаты сотрудника на сумму НДФЛ. Согласно статье 138 ТК РФ максимальный размер удержаний нужно рассчитывать исходя из дохода, причитающегося сотруднику, а ему причитается доход, уменьшенный на сумму НДФЛ.
- доход, причитающийся работнику 25 000 - (37 500 х 13 %) = 20 125 руб.;
- ограничение на удержание из заработной платы, установленное статьей 138 ТК РФ20 125 х 20 % = 4 025 руб. ;
- 750,03 руб. < 4 025 руб. - ошибочная переплата пособия по временной нетрудоспособности не превышает ограничение и может быть удержана при выплате зарплаты за вторую половину апреля.
Как отразить в бухгалтерском учете начисление пособия, зарплаты, удержание и перечисление НДФЛ, удержание излишне выплаченной суммы пособия покажем в т аблице.
| Дата | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Содержание операции |
|---|---|---|---|---|
| 20.04.2017 г. | 69-Соцстрах | 70 | 4 876,72 | Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС |
| 20.04.2017 г. | 20 (26, 44, …) | 70 | 3 657,54 | |
| 25.04.2017 г. | 70 | 68-НДФЛ | 1 110,00 | Удержан НДФЛ при выплате пособия |
| 25.04.2017 г. | 70 | 51 (50) | 19 924,26 | Выплачена заработная плата за первую половину апреля и пособие по временной нетрудоспособности |
| 28.04.2017 г. | 68-НДФЛ | 51 | 1 110,00 | Перечислен в бюджет НДФЛ с пособия |
| 30.04.2017 г. | 20 (26, 44,...) | 70 | 37 500,00 | Начислена заработная плата за апрель пропорционально отработанному времени (50 000 / 20 х 15) |
| 30.04.2017 г. | 70 | 68-НДФЛ | 4 875,00 | Исчислен НДФЛ с заработной платы |
| 30.04.2017 г. | 69-Соцстрах | 70 | - 493,16 | |
| 30.04.2017 г. | 20 (26, 44, …) | 70 | - 369,87 | Сторнирована сумма излишне начисленного пособия по временной нетрудоспособности |
| 30.04.2017 г. | 70 | 68-НДФЛ | - 113,00 | |
| 10.05.2017 г. | 70 | 51 (50) | 19 374,97 | Выплачена заработная плата за вторую половину апреля после удержания НДФЛ и излишне выплаченной суммы пособия |
| 11.05.2017 г. | 68-НДФЛ | 51 | 4 762,00 | Перечислен НДФЛ с заработной платы |
Если работник обманул
В марте 2017 года на предприятие «Омега» устроилась сотрудница Пантелеева М.Н. При трудоустройстве она предоставила справки по форме 182н с предыдущих мест работы. Согласно этим документам в 2015-2016 г.г. Пантелеева М.Н. работала в двух организациях.
ООО «Альфа»
- 2015 год — 320 000 руб.
- 2016 год - 440 000 руб.
ЗАО «Дельта»
- 2015 год — 150 000 руб.
- 2016 год - 230 000 руб.
В апреле 2017 года новая сотрудница заболела. Период временной нетрудоспособности согласно больничному листку с 5 по 11 апреля включительно. Страховой стаж на дату наступления временной нетрудоспособности — 5 лет 7 месяцев и 15 дней. Бухгалтер рассчитал пособие по временной нетрудоспособности:
320 000 + 150 000 = 470 000 руб.
440 000 + 230 000 = 670 000 руб.
(470 000 + 670 000) / 730 = 1 561,64 руб.
Максимальный размер среднего дневного заработка для расчета пособий в 2017 году составляет 1 901,37 руб. Средний заработок Пантелеевой М.Н., рассчитанный бухгалтерской службой «Омеги», не превышает максимальную величину.
Пособие Пантелеевой М.Н., учитывая продолжительность страхового стажа, рассчитаем исходя из 60 процентов среднего заработка:
1 561,64 х 60 % = 936,98 руб.
Размер пособия по временной нетрудоспособности составил:
936,98 х 7 дн. = 6 558,86 руб., в том числе за первые три дня временной нетрудоспособности за счет работодателя — 2 810,94 руб., остальное за счет средств социального страхования — 3 747,92 руб.
Пособие выплатили в день, установленный для оплаты труда за первую половину месяца, — 25 апреля. При выплате пособия был удержан НДФЛ:
6 558,86 руб. - 13% = 5 705,86 руб.
Впоследствии (при прохождении камеральной проверки правильности и полноты исчисления пособий, которую проводил Фонд социального страхования) выяснилось, что справка от ЗАО «Дельта» оказалась подделкой. ФСС пособие пересчитал и не принял к зачету следующую сумму (решение Фонда социального страхования от 15.05.2017 г.):
(320 000 + 440 000) / 730 = 1 041,10 руб.
1 041,10 руб. х 60% х 7 дн. = 4 372,62 руб.
(6 558,86 руб. - 4 372,62 руб.) - 13% = 1 902,24 руб.
Бухгалтер «Омеги» сделал в бухгалтерском учете следующие записи:
| Дата | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Содержание операции |
|---|---|---|---|---|
| 25.04.2017 г. | 69-Соцстрах | 70 | 3 747,92 | Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет соцстраха |
| 25.04.2017 г. | 20 (26, 44, …) | 70 | 2 810,94 | Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет работодателя |
| 25.04.2017 г. | 70 | 68-НДФЛ | 853,00 | Исчислен и удержан НДФЛ с пособия |
| 25.04.2017 г. | 70 | 50 (51) | 5 705,86 | Выплачено пособие |
| 02.05.2017 г. | 68-НДФЛ | 51 | 853,00 | НДФЛ с пособия перечислен в бюджет |
| 15.05.2017 г. | 69-Соцстрах | 70 | - 1 249,28 | Сторнирована сумма излишне начисленного пособия по временной нетрудоспособности |
| 15.05.2017 г. | 20 (26, 44, …) | 70 | - 936,96 | Сторнирована сумма излишне начисленного пособия по временной нетрудоспособности |
| 15.05.2017 г. | 70 | 68-НДФЛ | - 284,00 | Сторнирована сумма НДФЛ с излишне выплаченной суммы пособия |
| 16.05.2017 г. | 50 | 70 | 1 902,24 | Излишне выплаченную сумму пособия сотрудница внесла в кассу |
Обратите внимание: застрахованные лица обязаны представлять страхователю достоверные документы (сведения), на основании которых выплачивается пособие (п. 1 ч. 2 ст. 4.3 Закона № 255-ФЗ и ч. 2 ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ ). В случае, если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату лишних сумм пособия по временной нетрудоспособности, виновные лица возмещают страховщику причиненный ущерб (
Бухгалтерия начислила и выплатила работнику лишние деньги. Обязанность работника вернуть эти суммы зависит от вида выплаты и причины возникновения переплаты. Ситуации, в которых работник обязан вернуть деньги или может их не возвращать указаны в ст. 137 ТК РФ и ст. 1109 ГК РФ.
Причины переплаты зарплаты или пособия
Возможных причин перечисления работнику лишних денег несколько. Разделить их можно на две группы: ошибки при начислении и умышленные действия самого работника.
К первой группе относят технические сбои в программном обеспечении, счетные ошибки, неправильное толкование НПА. Например, сбой ПО при передаче платежного поручения на зачисление заработной платы на счета работников привел к удвоению сумм выплаты.
Счетной ошибкой считается только неправильное арифметическое действие (Определение ВС РФ N 59-В11-17).
Пример: бухгалтер сложил 55 000 и 39 000 и получил сумму в 97 000. Это счетная ошибка. Описки, ввод неверных данных в программу расчета, ошибки бухгалтера при применении размера надбавок к счетным ошибкам не относятся.
Вторая группа причин включает в себя невыполнение норм выработки, простои по вине работника, предоставление ложных сведений для увеличения суммы выплаты.
Например: для расчета больничного работник умышленно предоставил не соответствующие действительности сведения о заработной плате на предыдущем месте работы.
Важно: при возникновении подозрений на умысел в действиях работника, работодатель обязан их доказать. Признать действия работника умышленными может орган, рассматривающий индивидуальные трудовые споры или суд.
Обязанность работника вернуть излишек
Согласно действующему законодательству (ст. 137 ТК РФ), работник обязан вернуть лишние деньги, если:
Излишне выплаченные заработную плату, отпускные, пособия по больничному листу, беременности и родам, стипендии, пенсии, возмещения вреда здоровью подлежат возврату только в случае счетной ошибки или наличия умысла работника к завышению их размера. Такие выплаты законодательство РФ относит к средствам существования и в других случаях их можно не возвращать (ст. 1109 ГК РФ).
Практика показывает, что работники возвращают деньги, даже если законодательство не обязывает их к этому.
Способы возврата излишне выплаченных сумм
Вернуть излишне перечисленные средства можно несколькими способами:
- Добровольный возврат работником. Работник может согласиться и вернуть излишне выданные деньги, даже если делать этого он не обязан. Такое согласие лучше оформить письменно.
- Возврат осуществляется путем внесения ошибочно выплаченных средств единовременно или удержанием из заработной платы и пособия. Размер всех удержаний не должен превышать 20 % от каждой выплаты (не более 50 % от всей суммы заработной платы или пособия).
Для оформления удержаний из заработной платы и иных выплат руководитель издает приказ или распоряжение.
Эти приказ или распоряжение должны быть оформлены не позднее одного месяца по истечению срока возврата излишне выплаченных средств.
Возмещение за счет виновного лица. Одним из вариантов возврата работодателю излишне выплаченных денег является выплата за счет специалиста, который допустил ошибку. При этом с таким сотрудником должен быть заключен договор о материальной ответственности.
Этот способ может быть использован, когда завышенная зарплата работнику начислялась на протяжении нескольких месяцев, так как возврат излишне выданных работнику денежных средств возможен только за последний месяц. А материально ответственное лицо отвечает за всю сумму нанесенного его действиями ущерба.
Если размер удержаний превышает месячный заработок виновного лица, это удержание может производиться только с его согласия или на основании судебного решения.
Переплата по вине бухгалтера – ответственность
В случае переплаты зарплаты работнику по вине бухгалтера у работодателя имеется возможность взыскать с последнего:
- Излишне выплаченную сумму в случае, если между работодателем и бухгалтером был заключён договор о полной материальной ответственности.
- В случае отсутствия договора о полной материальной ответственности – ущерб, не превышающий среднемесячный заработок бухгалтера.
Обращение работодателя в суд
Если работник не согласен с размером и сроком возврата денег или нанимателю предстоит доказать недобросовестность в действиях работника, то помочь может только судебное разбирательство.
Поводом для обращения в суд может стать и пропуск работодателем срока, в который необходимо произвести удержание с работника.
Особенности возврата средств в случае увольнения сотрудника
Если факт переплаты был выявлен после расторжения трудовых отношений с работником, которому были перечислены лишние денежные средства, то бывший наниматель обязан отправить письменное уведомление такому работнику.
В уведомлении указывают сведения о выявлении ошибки, предлагают вернуть излишек в добровольном порядке. В случае отказа бывшего работника, наниматель вправе обратиться в суд. К исковому заявлению прилагают трудовой договор с бывшим работником, документы, подтверждающие размер выплаты, обнаружение ошибки и копию уведомления о необходимости возврата излишне выданных денежных средств.
Важный факт — размер средств, выплаченных сотруднику за неотработанные дни отпуска наниматель обязан рассчитать и удержать в момент увольнения работника. Возможность истребовать эти средства после расторжения трудовых отношений появляется только в случае обнаружения счетной ошибки или недобросовестных действий уволенного работника.
Трудовое законодательство предусматривает случаи, когда работник обязан вернуть излишне выплаченные ему денежные средства. Как правило, если работник намерен продолжать трудовые отношения с нанимателем и согласен с суммой, которую получил ошибочно, возврат денег происходит в добровольном порядке, даже в тех ситуациях, когда обязанности к их возмещению в законе не предусмотрено.
Если при начислении заработной платы была допущена арифметическая ошибка, в результате которой сотрудник получил большую сумму, он должен вернуть разницу. Работник может вернуть деньги сам или написать заявление с просьбой о том, чтобы сумму удержал сам работодатель со следующей зарплаты.
Работник возвращает деньги сам
Сотрудник может сдать деньги в кассу организации (Дебет 50 Кредит ) или перечислить их на расчетный счет (Дебет Кредит ).
Если сотруднику была начислена одна сумма, а выплачена большая, то по оборотам все встанет на свои места, когда работник возместит эту разницу.
В случае, когда ошибка заключалась именно в арифметическом подсчете зарплаты в начислении, нужно сделать следующие проводки:
- Дебет 20 ( , …) Кредит – сторнировать излишнее начисление заработной платы
- Дебет 73 Кредит — списать сумму излишка на прочие расчеты с сотрудниками
После того, как исправлены суммы по зарплате, не забудьте устранить ошибочные суммы и по НДФЛ (сторнировать начисление налога по дебету и Кредиту 68 НДФЛ), и по страховым взносам (сторнирующая запись по счету 20 ( , 25…) и кредиту 69 счетов)
Организация ошибочно начислила и выплатила (за минусом подоходного налога) сотруднику зарплату в размере 30 000 руб. за май, вместо 000 руб.. Работник вернул деньги в кассу.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Начислена зарплата сотруднику | 30 000 | |||
| 68 НДФЛ | Удержан налог НДФЛ | 3900 | Ведомость по начислению заработной платы | |
| 50 | Выплачена заработная плата за май | 100 | Расходный кассовый ордер | |
| Сторнирована сумма излишка по зарплате | — 2000 | Ведомость по начислению заработной платы | ||
| 68 НДФЛ | Сторнирован НДФЛ | -260 | Ведомость по начислению заработной платы | |
| 73 | Сумма излишка перенесена на прочие расчеты с сотрудником | 1740 | Ведомость по начислению заработной платы | |
| 50 | 73 | Сотрудник вернул деньги в кассу | 1740 | Приходный кассовый ордер |
Работодатель удерживает деньги
По заявлению сотруднику излишне выплаченную зарплату работодатель может удержать сам. Для этого делают записи:
- Дебет Кредит 73 – удержана из зарплаты излишне выданная сумма
В месяце ошибочного начисления делают сторнирующие записи по начислению зарплаты, налогов и взносов.
Работник написал заявление на удержание из зарплаты за июнь (по начислению 24 780 руб.) излишне выплаченной суммы в размере 3500 руб. за май.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
Переплата заработной платы, а также отпускных сумм встречается на практике часто. И если она допускается, то всегда возникает один и тот же вопрос: как это исправить? В статье мы рассмотрим нюансы, на которые следует обратить внимание при исправлении ошибок.
Выясняем причину, в результате которой возникла переплата
Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась. Для чего это нужно сделать? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в ст. 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в этой статье, удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
Что следует понимать под счетной ошибкой? Трудовое законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Как указал ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59‑В11-17, исходя из буквального толкования норм действующего трудового законодательства (ст. 137 ТК РФ) счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Таким образом, если бухгалтер, производя расчет зарплаты, неверно сложил выплаты, причитающиеся работнику, он совершил счетную ошибку.Обратите внимание, что не являются счетными ошибками:
- определение неверного расчетного периода для расчета сумм, причитающихся работнику;
- ошибки в определении метода расчета заработной платы, послужившие основанием для последующих начислений;
- технические ошибки;
- повторная выплата зарплаты за один и тот же период.
Зачастую незаконные удержания из зарплаты производятся при увольнении. Напомним, что в силу положений ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Если работодатель при увольнении сотрудника не произвел удержание сумм оплаты за неотработанные дни отпуска, то он не вправе взыскать эти суммы с бывшего сотрудника в судебном порядке, за исключением случаев недобросовестности в действиях названного лица или счетной ошибки. Данные решения вынесены в апелляционных определениях Хабаровского краевого суда от 29.07.2015 по делу № 33-4733/2015, Новосибирского областного суда от 09.02.2016 по делу № 33-1022/2016.
Соблюдаем сроки для возмещения (удержания переплаты)
После установления причин переплаты необходимо вспомнить о сроках, в течение которых можно удержать с работника излишне выплаченные суммы.В силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.2013 № 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 № 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или истек месячный срок, то работодатель теряет право на удержание этих сумм и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.
Отражаем суммы переплаты в бухгалтерском учете
Вне зависимости от возникновения причин переплаты она должна быть соответствующим образом оформлена в учете.В соответствии с п. 80 Инструкции № 162н , п. 102 Инструкции № 174н , п. 105 Инструкции № 183н задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему заработной платы, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:
Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
Кредит счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда»
При этом операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются методом «красное сторно».
Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (в том числе с переплатой бывшему работнику за неотработанные дни отпуска при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск), отражаются записью (Письмо Минфина РФ от 09.11.2016 № 02‑06‑10/65506):
Дебет счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»
Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»
Отметим, что приведенная в письме Минфина проводка по переносу задолженности со счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда» на счет 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» вводится в инструкции № 162н, 174н, 183н Приказом Минфина РФ от 16.11.2016 № 209н .
Далее необходимо отметить: в своих разъяснениях в вышеназванном письме чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких‑либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.
Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускных при добровольном согласии работника производится:
- либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Обратите внимание, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
Суммы, списанные с балансового учета в связи с признанием судом виновного лица неплатежеспособным, отражаются по кредиту счета 0 209 30 000 и дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением задолженности на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».
Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.
В бюджетном учреждении произошла переплата зарплаты работнику. Ввиду технической ошибки бухгалтер ошибочно дважды перевел денежные средства на банковскую карту работника. За ноябрь 2016 года ему была начислена зарплата в сумме 63 000 руб., из нее были удержан НДФЛ в сумме 8 190 руб. Однако вместо 54 810 руб. на карточку было перечислено 109 620 руб. Выплата зарплаты производилась за счет субсидии, выделенной для выполнения государственного задания
Работник, обнаружив переплату, вернул излишек в кассу учреждения.
В соответствии со ст. 1102 ГК РФ излишне выплаченная зарплата признается неосновательным обогащением и должна быть возвращена работником учреждению. В ситуации, описанной в вопросе, недобросовестности со стороны работника нет, поэтому удержать сумму по своей инициативе работодатель не может. В данном случае работодатель для взыскания излишне выплаченных сумм обязан проинформировать работника в письменной форме о механизме образования излишне выплаченных сумм и размере их удержания (или погашения). Кроме того, для производства удержаний работник должен быть согласен с их размером. Свое согласие он подтверждает письменно.
По условиям примера сумма переплаты произошла по причине двойного перечисления одной и той же суммы заработной платы, поэтому корректировка НДФЛ и страховых взносов не производится.
В учете были сделаны следующие записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
|
|||
| Начислена зарплата работнику | 4 109 60 211 | 4 302 11 730 | 63 000 |
|
Начислены страховые взносы в ФСС, ПФР, ФФОМС (63 000 руб. x 30,2%) | 4 109 60 213 | 4 303 02 730 | 19 026 |
| Удержан из заработной платы НДФЛ | 4 302 11 830 | 4 303 01 730 | 8 190 |
| Перечислена заработная плата на банковскую карту | 4 302 11 830 | 4 201 11 610 | 109 620 |
Корректировка переплаты заработной платы |
|||
| 4 302 11 830 | 4 206 11 660 | (54 810) | |
| Отражена компенсация затрат учреждения | 4 209 30 560 | 4 206 11 660 | 54 810 |
| Отражено внесение излишне выплаченной суммы в кассу организации | 4 201 34 510 | 4 209 30 660 | 54 810 |
| Отражено внесение денежных средств на лицевой счет учреждения | 4 210 03 560 | 4 201 34 610 | 54 810 |
В автономном учреждении при расчете зарплаты за ноябрь 2016 года была допущена счетная ошибка: вместо 25 000 руб. работнику организации была начислена зарплата в размере 26 000 руб.
В ходе рассмотрения причин возникновения ошибки было выявлено, что причиной стали неверные действия при сложении выплат. Возврат излишне начисленной работнику зарплаты был погашен путем удержания из зарплаты работника. Операции отражаются по КВФО 2 (приносящая доход деятельность»).
Порядок исправления счетной ошибки приведен в п. 18 Инструкции № 157н . В соответствии с приведенными нормами она подлежит исправлению методом «красное сторно» или дополнительной бухгалтерской записью в день обнаружения ошибки.
Отметим, что дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833), форма которой утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В ней отражается информация по обоснованию внесения исправлений. Кроме того, указываются (Письмо Минфина РФ от 10.12.2013 № 02‑06‑005/54148):
- наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций);
- его номер (при наличии);
- период, за который составлен регистр.
В бухгалтерском учете были сделаны такие записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Операции по начислению заработной платы |
|||
| Начислена сумма зарплаты работнику | 2 109 60 211 | 2 302 11 000 | 26 000 |
|
Удержан НДФЛ (26 000 руб. x 13%) | 2 302 11 000 | 2 303 01 000 | 3 380 |
|
Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды (26 000 руб. x 30,2%) | 2 109 60 213 | 2 303 00 000 | 7 852 |
|
Отражена выплата суммы заработной платы путем перечисления денежных средств на пластиковую карту сотрудника (26 000 - 3 380) руб. | 2 302 11 000 | 2 201 11 000 | 22 620 |
Исправление счетной ошибки по выплате заработной платы |
|||
| Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении заработной платы | 2 109 60 211 | 2 302 11 000 | (26 000) |
|
Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении страховых взносов (25 000 руб. x 30,2%) | 2 109 60 213 | 2 303 00 000 | (7 852) |
|
Исправлена счетная ошибка способом «красное сторно» при начислении НДФЛ (25 000 руб. x 13%) | 2 302 11 000 | 2 303 01 000 | (3 380) |
| Скорректирована переплата излишне выплаченных сумм заработной платы методом «красное сторно» | 2 302 11 000 | 2 206 11 000 | (870) |
| Отражена компенсация затрат по переплате заработной платы | 2 209 30 000 | 2 206 11 000 | 870 |
Операции по погашению суммы переплаты |
|||
| Отражено удержание излишне выплаченных работнику сумм | 2 302 11 000 | 2 304 03 000 | 870 |
В учете учреждения возникла переплата бывшему работнику зарплаты в сумме 15 890 руб. Тот отказался возместить ее добровольно, учреждение обратилось в суд. Суд отказал в иске учреждению. На основании вынесенного решения последнему необходимо списать сумму переплаты в размере 15 890 руб.
При отказе суда во взыскании с бывшего работника задолженности по переплате она списывается с баланса учреждения. При списании суммы задолженности, признанной учреждением невозможной к взысканию, производится запись по дебету счета 4 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».
Обращаем внимание, что в соответствии с п. 339 Инструкции № 157н при отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, предусмотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета учреждения задолженность к забалансовому учету (на счет 04) не принимается.
В учете сделана следующая запись:
Кратко сформулируем основные выводы:
1. Работодатель не вправе уменьшить размер зарплаты сотрудника в текущем месяце, если она была выплачена в большем размере в предыдущем месяце:
- из‑за технической ошибки (повторной выплаты зарплаты за один и тот же период);
- из‑за ошибочного применения положений и норм трудового законодательства, когда зарплата уже была начислена и выплачена.
2. Задолженность работника по зарплате, возникающая при перерасчете ранее выданной ему заработной платы, в том числе компенсации за отпуск в связи с увольнением, отражается по дебету счета 0 302 11 830 и кредиту счета 0 206 11 660 методом «красное сторно». При этом должны быть выполнены операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов.
3. Требования возмещения ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (отпускных), отражаются по дебету счета 0 209 30 000 и кредиту счета 0 206 11 000.
4. Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускным при добровольном согласии работника производится:
- либо посредством внесения наличных денежных средств в кассу или на лицевой счет учреждения;
- либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% зарплаты, причитающейся работнику.
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
В настоящее время находится на регистрации в Минюсте. Вносимые изменения применяются при отражении финансово-хозяйственных операций за 2016 год.
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Можно ли вернуть излишне выплаченную работнику заработную плату? На первый взгляд вопрос кажется абсурдным. Есть масса простых способов урегулирования расчетов по оплате труда с работником предприятия. Однако, насколько эта простота будет законной будет зависеть от многих факторов. Попытаемся их проанализировать.
В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении законов или иных нормативно-правовых актов), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
- когда органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
- когда заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом;
- совершения счетной ошибки.
При этом не существует законодательно установленного определения понятия «счетная ошибка». К числу счетных ошибок относятся только те, которые допущены непосредственно при выполнении арифметических действий, то есть, связаны именно с подсчетами. Технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются (определение Верховного суда РФ от 20.01.12 № 59-В11-17).
По мнению представителей Минздравсоцразвития России, к счетной ошибке относят:
- механическую ошибку при вводе данных в бухгалтерскую программу (если, к примеру, размер оклада введен в большей сумме, чем следовало бы, или пропущена цифра, неправильно набрано какое-либо число);
- ошибку, вызванную сбоем в программе;
- ошибку, которая связана с арифметическими действиями при расчете зарплаты (получен неверный результат при сложении составных частей заработной платы (оклада, доплат, премий), которые по отдельности были исчислены правильно).
К несчетной ошибке относится:
- неправильное применение законодательства. К примеру, оплачен отпуск большей продолжительностью, чем предусмотрено законодательством и (или) локальным нормативно-правовым актом учреждения, в результате чего сумма отпускных выплат оказывается завышенной;
- двойная выплата заработной платы;
- неправильное применение нормативно-правовых актов учреждения.
Таким образом, работодатель не имеет права по своей инициативе производить удержания в следующих случаях:
- если начисленные в пользу работника суммы ошибочно выплачены ему дважды;
- если начисление излишней суммы обусловлено ошибкой бухгалтера: заработная плата исчислена исходя из более высокого оклада (тарифной ставки), нежели установлен работнику в трудовом договоре; премия начислена в большем размере, чем указано в приказе на премирование; неправильно учтены в расчетах среднего заработка суммы премий; неверно произведена корректировка среднего заработка в связи с повышением в организации окладов (тарифных ставок) и пр.;
- если начисление излишней суммы заработной платы обусловлено ошибками в Табеле учета рабочего времени (например, дни временной нетрудоспособности отражены в Табеле как отработанные и т.п.).
Работодатель вправе издать приказ (распоряжение) о возврате денежных средств работником, если переплата возникла по причинам необходимости возмещения:
- неотработанного аванса в счет заработной платы;
- неизрасходованного и не возвращенного в срок аванса, выданного в связи со служебной командировкой;
- сумм, излишне выплаченных вследствие счетной ошибки.
Обязательными условиями возврата по распоряжению руководителя являются:
- работник не оспаривает оснований и размеров удержаний (есть письменное согласие работника);
- с момента исчисления излишней суммы выплаты или с установленного срока представления авансового отчета о расходах в командировке прошло не более месяца. По истечении одного месяца со дня окончания установленного срока, излишне выплаченные работнику суммы, а также суммы, оспариваемые работником, могут быть взысканы только на основании решения суда.
Статьей 138 ТК РФ установлено, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 % заработной платы, причитающейся работнику.
При прекращении выплат (в случае, например, увольнения) оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.
Таким образом, в случае, когда переплата произошла вследствие несчетной ошибки, работник, которому была излишне выплачена заработная плата, не обязан возмещать сумму переплаты учреждению. В данном случае сумму переплаты должен возместить сотрудник, допустивший ошибку.
С целью выяснения причин совершения ошибки и виновных лиц, специально назначенной комиссией учреждения должен быть оформлен акт, в котором также указывают, какая ошибка была допущена: счетная или нет. Далее, если виновное лицо вернет ошибочно выплаченные суммы, инцидент будет исчерпан.
В противном случае для удержания переплаты из зарплаты следует составить (если сотрудник не оспаривает основание и сумму переплаты):
- уведомление, в котором указывают срок удержания переплаты (не более одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неправильно исчисленных выплат). В документе сотрудник проставляет свое согласие (несогласие) на удержание;
- приказ об удержании переплаты (издается, если получено согласие сотрудника и срок удержания не истек).
Если срок принятия решения об удержании истек или работник отказывается добровольно вернуть излишне полученные суммы, взыскивать переплату работодателю придется в судебном порядке.
Вот так не просто решается простая на первый взгляд задача по возврату переплаты по зарплате.