Первичные документы по поступлению производственных запасов являются основой организации материального учета. Именно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и использованием производственных запасов.
Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать все подписи лиц, совершивших ту или иную операцию, и коды соответствующих объектов учета. Контролировать соблюдение правил оформления движения материальных ресурсов должен главный бухгалтер и руководители соответствующих подразделений.
Контроль за выполнением плана материально - технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления материалов возложен на службу снабжения. С этой целью в ней ведутся ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки, в которых отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т. д. Контроль за организацией этого учета осуществляет бухгалтерия.
Учет материалов на предприятии ведется параллельно: в бухгалтерии в суммовом выражении и на складах в количественном выражении. В конце отчетного периода оба учета сверяются.
Типовые межотраслевые формы первичной учетной документации содержат последующие формы:
- * Формы № М-2 и М-2а «Доверенность» применяется для дизайна права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Форму М-2а используют организации, у каких получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.
- * Форма № М-4 «Приходный ордер» применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков либо из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.
В согласовании с приходным ордером приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.д.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. Таковой штамп равняется к приходному ордеру. Порядок дизайна документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.
- * Форма № М-7 «Акт о приемке материалов» применяется для дизайна приемки материальных ценностей, имеющих количественное и высококачественное расхождение, также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.
- * Форма № М-8 «Лимитно-заборная карта» применяется при наличии лимитов отпуска материалов для дизайна отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.
- * Форма № М-11 «Требование-накладная» применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями либо материально ответственными лицами.
- * Форма № М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону» применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам собственной организации, размещенным за пределами её местности, либо посторонним организациям, на основании договоров и остальных документов.
- * Форма № М-17 «Карточка учета материалов» применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).
- * Форма № М-35 «Акт об оприходовании материальных ценностей, приобретенных при разборке и демонтаже с построек и сооружений» применяется для дизайна оприходования материальных ценностей, приобретенных при разборке и демонтаже с построек и сооружений, подходящих для использования при производстве работ.
Кроме перечисленных документов, для учета материальных ценностей употребляются:
- - инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);
- - сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19);
- - сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, высококачественные удостоверения);
- - акт о покупке материалов на рынке;
- - акт перевода единиц измерения материалов;
- - акт заключения о чрезвычайных ситуациях;
- - акт на списание материалов.
В расчетах за приобретение организацией материальных ценностей используются:
- - товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т);
- - счет-фактура;
- - банковские расчетно-платежные документы;
- - приходный и расходный кассовый ордер и др.
Методика Бухгалтерского учета МПЗ
Оценка МПЗ и учет их приобретения
учет материал запас
В соответствии с ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. При этом определение фактической себестоимости зависит от порядка поступления МПЗ в организацию.
1. Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость (НДС) и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).
Фактическими затратами на приобретение материально-производственных запасов могут быть:
Суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
Суммы, уплачиваемые организациями за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;
Таможенные пошлины и иные платежи;
Невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов;
Вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации;
Проценты по кредитам банка, используемым на приобретение МПЗ до момента их оприходования на слад;
Суммовые разницы, возникающие до принятия МПЗ к учету, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах). Причем положительная суммовая разница уменьшает фактическую себестоимость МПЗ, а отрицательная - увеличивает;
Затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию.
Данные затраты включают также и затраты по заготовлению и доставке материально-производственных запасов, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты за услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену на запасы, установленную договором, затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков и т.п. затраты.
Не включаются в фактические затраты на приобретение материально-производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов.
Затраты по доведению материально-производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включают расходы организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг.
2. Фактическая себестоимость МПЗ при их изготовлении силами организации определяется исходя из затрат, связанных с производством данных запасов.
Учет и формирование затрат на производство МПЗ осуществляются организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции.
- 3. Фактическая себестоимость МПЗ, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
- 4. Фактическая себестоимость МПЗ, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату оприходования.
- 5. Фактическая себестоимость МПЗ, приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денежных средств), определяется исходя из рыночной стоимости товаров, переданных или подлежащих передаче организацией. Себестоимость данных товаров устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных товаров.
Оценка производственных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального Банка РФ, действовавшему на дату принятия к бухгалтерскому учету организацией запасов по договору.
Основными нормативными актами, определяющими порядок учета материально-производственных запасов, являются ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» от 09.06.2001г. и Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные Приказом Минфина РФ 28.12.2001г. № 119н.
В зависимости от принятой организацией учетной политики поступление материалов может быть отражено двумя методами:
- - по фактической себестоимости с использованием счета 10;
- - с использованием учетных цен с применением счетов 15 и 16.
Метод использования счета 10 «Материалы» в корреспонденции с соответствующими счетами. По этому методу поступление материалов на склад отражается проводками:
Таблица 1. Отражение поступления материалов с использованием счета 10
Первичные документы по поступлению, перемещению, а также по списанию в производство МПЗ играют важную роль в организации учета сырья и материалов, непосредственно по ним осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за поступлением, движением и рациональным использованием.
Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, представленные в таблице 1.
Таблица 1.
Процесс движения материалов в организации состоит из трех основных стадий: поступление материалов в организацию, расходование материалов в организации, выбытие материалов из организации.
Поступление МПЗ.
На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, другим аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы: товарные накладные, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, спецификации, сертификаты, а также другие документы, которые необходимы для принятия материалов к учету.
Вышеуказанные документы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу), как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов.
При приемке материалов необходимо:
· зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
· проверить соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
· проверить правильность расчетов в расчетных документах;
· оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;
· определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
· передать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота в организации.
Для получения материалов со склада поставщика или от организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.
Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам №М-2 или №М-2а. Форму №М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее выдачи и образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность выдается обычно сроком на 10 дней.
При приемке материалы подвергаются тщательной проверке на соответствие ассортименту, количеству и качеству. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.
Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров формы №М-4 при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер формы №М-4 в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления материалов на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов.
Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между накладной и фактическими данными).
В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, приемку осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет акт о приемке материалов по форме №М-7 в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.
Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и / или транспортной организации. После приемки материалов акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материалов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. В случае составления приемного акта формы №М-7 приходный ордер (форма №М-4) не оформляется.
Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена. Если в расчетных и сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения, чем принято в организации, то материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в организации. Поступившие материалы должны быть своевременно оприходованы. Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад.
Оприходование материалов, поступивших от подотчетного лица по авансовому отчету, производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру при покупке у другой организации за наличный расчет), которые прикладываются к авансовому отчету.
Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:
· продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
· осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
· производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции, а также сдача брака;
· осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств.
Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и иного имущества, используется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма №М-35). Материалы, полученные от других организаций (в том числе безвозмездно) и изготовленные в организации, также подлежат принятию на соответствующие склады организации.
В первичных учетных документах, отражающих поступление материалов, должны содержаться данные об их количестве и стоимости. Если документ не содержит сведений, необходимых для достоверного учета поступивших материалов, не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных оснований для принятия данных материалов к учету.
Расходование и перемещение МПЗ в организации.
Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Материалы отпускаются с центральных складов организации в зависимости от структуры организации на склады подразделений или непосредственно в подразделения организации в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями). Отпуск материалов сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации. При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерений.
Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работником подразделения организации. Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставляется право получать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующим лицам, осуществляющим отпуск материалов со складов (кладовых).
Отпуск материалов со складов организации на производство осуществляется на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями по решению руководителя организации. Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода.
Первичными учетными документами по отпуску материалов со склада организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (форма №М-8), требование-накладная (форма №М-11) и накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15).
Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов. Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. При небольших объемах отпуска материалов лимитно-заборные карты могут выписываться на квартал.
По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации. В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на это уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов. К сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен забракованной) и покрытием перерасходов материалов (т.е. расходов сверх норм). При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.
Для сокращения количества первичных документов Постановление №71а в указаниях по применению и заполнению форм рекомендует оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма N М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа. Перечень материалов, отпускаемых указанным способом в подразделения организации, где он применяется, устанавливает руководитель организации.
Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами в соответствии с пунктом 113 Методических указаний №119н применяется требование-накладная (форма №М-11). Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит основанием для списания ценностей, а второй - основанием для их оприходования.
Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов.
Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном порядке и сдаются на склады по сдаточным накладным с указанием их наименования и количества. При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная.
Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях (материалы с пониженными качественными характеристиками), или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т.п.) приходуются на склад (в кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.
Списание материалов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуществляется на основании первичных документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.).
Все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления. В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству Российской Федерации и правилам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру.
Кроме того, необходимо отметить, что методические указания по бухгалтерскому учету материалов допускают возможность помимо унифицированных форм первичных учетных документов применять самостоятельно разработанные формы первичных документов. Однако при этом должны соблюдаться следующие условия:
Организация обязана применять унифицированные формы и только в тех случаях, когда их применение невозможно или не предусмотрено, разработать свои формы первичной документации;
Самостоятельно разработанные формы первичной документации должны отвечать требованиям к первичным документам, указанным в статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Другими словами, в самостоятельно разработанном документе должны содержаться все обязательные реквизиты, а именно:
Наименование документа;
Дата составления документа;
Наименование организации, от имени которой составлен документ;
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
Личные подписи указанных лиц.
Если организация самостоятельно разрабатывает форму первичного документа, то она обязана внести ее в приложение к положению об учетной политике, утверждаемому приказом руководителя ежегодно.
Также следует напомнить, что хозяйствующие субъекты вправе вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации. Удалять обязательные реквизиты не допускается. Процедура утверждения измененных унифицированных форм первичной документации аналогична процедуре утверждения самостоятельно разработанных форм документов.
Поскольку первичный документ в бухгалтерии является подтверждением факта хозяйственной операции, то неправильное его формирование может привести к серьезным последствиям в виде штрафов и доначисленных налогов и пеней. Причина тому одна: неправильно составленный первичный бухгалтерский документ не может являться подтверждением факта хозяйственной операции, а следовательно, не может являться подтверждением расходов компании.
Причинами, по которым организация может прибегнуть к разработке самостоятельной формы первичного учетного документа по отпуску материалов в производство могут являться:
Специфика самого процесса отпуска материалов;
Особенности складского учета материалов;
Технологические особенности непосредственно самого процесса производства.
Особенности организационной структуры организации.
Следует обратить внимание, что при разработке самостоятельной формы отпуска материалов в производство необходимо предусмотреть реквизит, указывающий, на какие цели отпускается материал: основное производство, вспомогательное производство или же на производство полуфабрикатов. Дело в том, если в первичном документе этого не предусмотреть, то будет неясно, на каком счете необходимо учитывать затраты в виде стоимости отпущенных материалов: на счете основного производства (20), на счете вспомогательного производства (23) или на счете 21 при производстве полуфабрикатов.
На основании документа, в котором нет указания на то, для каких целей отпускаются материалы со склада, отпущенные материалы находятся в подотчете лица, получившего их. В таком случае списание материалов в производство осуществляется на основании уже другого документа - акта о расходовании материалов. Унифицированной формы такого акта не существует, поэтому организации следует разработать такую форму самостоятельно. Этого можно и не делать, если внести в первичный документ, которым оформляется отпуск материалов со склада дополнительный реквизит, указывающий на принадлежность затрат к тому или иному производству (основное, вспомогательному, производству полуфабрикатов) или виду расходов.
Акт о расходовании материалов должен содержать следующие примерные реквизиты:
Наименование первичного документа «Акт о расходовании материалов»
Дату составления
Наименование материала
Назначение (куда данный материал был израсходован: заказ N или калькуляция N)
Номенклатурный номер
Единица измерения
Количество отпущенных единиц
Цена (если организация применяет учетные цены, то указывается учетная цена материала)
Расход материала в количественном и денежном выражении
Возврат на склад в количественном и денежном выражении.
Форма ТОРГ-13 относится ко внутренней документации фирмы и служит для регистрации перемещений материально-товарных ценностей и тары между ее структурными подразделениями.
ФАЙЛЫ
В каких случаях используется документ
Данный бланк по своей сути является обычной накладной, отражающей движение материально-производственных запасов, к которым относится сырье, полуфабрикаты, продукция, тара и пр. товары, имеющие значение для осуществления производственных процессов предприятия.
При этом все, что касается основных средств, в ней не фиксируется (т.к. для перемещения объектов ОС есть другой формуляр).
Накладная на внутреннее перемещение действителен в рамках деятельности одного юридического лица и применяется при взаимодействии между цехами, участками, складами, отделами, головным офисом, удаленными обособленными подразделениями, а также лицами, на которых возложена материальная ответственность.
Кроме того, форма ТОРГ-13 используется, когда речь идет о перевозках автомобилями компании и даже при возвратах товара покупателями в розничной торговле.
Несмотря на кажущуюся малозначительность бланка, он является совершенно необходимым для правильного учета товарно-материальных ценностей и верного ведения отчетности предприятия.
Кроме того, он гарантирует то, что имущество организации не затеряется при переходе из одного отдела в другой, а в том случае, если это все-таки произойдет, позволит быстро установить виновников случившегося.
Когда оформляется документ
Формирование бланка происходит непосредственно при переходе товара (тары) из одних рук в другие. Подписи сотрудников, участвующих в этом процессе свидетельствуют о том, что процедура приема-передачи была произведена надлежащим образом.
После того, как формуляр будет заполнен и подписан, он «уходит» в отдел бухгалтерии, где на его основании делаются все необходимые бухгалтерские манипуляции для правильного учета движения товарно-материальных ценностей.
Особенности бланка, общие моменты
Если перед вами стоит задача по заполнению бланка ТОРГ-13, прочитайте приведенные ниже рекомендации и посмотрите пример документа. На основе наших советов и образца вам легко удастся вписать нужные данные в эту форму.
Перед тем, как перейти к подробному рассмотрению формуляра, предоставим здесь общую информацию об этом документе.
Применение единых унифицированных форм первичных бланков на сегодня законодательно отменено. Это значит то, что сотрудники организаций и предприятий могут оформлять такого рода накладные в свободном виде или, если внутри компании есть разработанный и утвержденный в локальных актах собственный шаблон документа – по его типу.
Многие по старинке предпочитают использовать ранее общеупотребимую и обязательную к применению форму ТОРГ-13. Объясняется это тем, что она содержит в себе все необходимые строки, понятна и удобна для заполнения. К тому же по мере надобности эту форму можно без проблем подстроить под себя, включив или, напротив, убрав некоторые столбцы в основной таблице.
Выбранный способ оформления таких накладных должен быть зафиксирован в учетной политике фирмы.
Заполнять документ можно вручную или в компьютере – роли это не играет. Однако, во втором случае, ее необходимо распечатать, поскольку она должна в обязательном порядке содержать «живые» подписи лица, передавшего товар и принявшего его.
Оформляется бланк ТОРГ-13 в двух идентичных экземплярах (если в натуральном виде, то делать это лучше всего через копировальный лист), один из который остается у передающего работника, второй — у принимающего.
В дальнейшем на основе этих документов в одном подразделении производится списание товарно-материальных ценностей, в другом регистрируется их поступление.
Проштамповывать печатью форму ТОРГ-13 не нужно, поскольку она относится к внутренней документации предприятия. А вот сам факт ее наличия следует обязательно отразить в специальном журнале учета подобного рода документации (чаще всего он находится в отделе бухгалтерии).
При оформлении документа надо следить за тем, чтобы в нем не было ошибок, а уж тем более заведомо неверных или непроверенных сведений. Не надо забывать о том, что на основании этого бланка впоследствии производятся бухгалтерские операции, за которыми ведется строгий надзор со стороны государственных контролирующих структур.
Образец накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары по форме ТОРГ-13
В начале документа пишется:
- название организации, а также ее код по ОКПО, деятельность по ОКПД и вид операции;
- номер и дата составления накладной;
- отправитель продукции (тары) и вид деятельности этого подразделения;
- аналогичная информация о получателе;
- счета, по которым проводится движение товарно-материальных ценностей.
Ниже идет таблица, куда вписываются:
- название товара (тары);
- его код, сорт, единица измерения (название и по ОКЕИ);
- количество и цена отпущенного (количество, масса).
Под таблицей подводится итог и ставятся подписи материально-ответственных лиц.
Хранение документа
Учитывая то, что бланк относится к первичной документации предприятия, он должен в обязательном порядке храниться определенный промежуток времени, который определяется либо нормативными актами организации либо законодательством РФ (но не менее трех лет – на случай налоговой проверки). Только по истечении этого срока накладную можно утилизировать (также в порядке, установленном в законе).
|
Наименование формы документа |
Назначение формы документа |
|
Доверенность (М-2) |
Выдается работнику для получения грузов на территории перевозчика или поставщика |
|
Доверенность (М-2а) |
|
|
Приходный ордер (М-4) |
Используется для указания оприходованных единиц МПЗ на собственном складе |
|
Акт о приемке материалов (М-7) |
Используется для указания МПЗ, если выявлены расхождения |
|
Лимитно-заборная карта (М-8) |
Используется для отпуска МПЗ в производство по нормативу |
|
Требование-накладная (М-11) |
Используется для отпуска МПЗ в производство |
|
Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15) |
Используется для отпуска МПЗ отдаленным подразделениям или покупателям МПЗ |
|
Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (М-35) |
Используется для принятия к учету МПЗ, остающихся после демонтажа основных средств |
5. Учет выбытия мпз.
Помимо отпуска в производство МПЗ могут быть проданы сторонним организациям. В этом случае учетная стоимость материалов списывается со счета 10 «Материалы» в дебет счета 91.2 «Прочие расходы». Финансовый результат от продажи материалов ежемесячно списывается со счета 91.9 «Сальдо прочих доходов и расходов» в кредит счета 99 «Прибыли и убытки».
Пример 4.
Согласно счету-фактуре и накладной М-15 выручка от продажи материалов составляет 23 600 руб., в т.ч. НДС 18 %. Фактическая усредненная себестоимость проданных материалов составляет 17000 руб.
Д 62 К 91.1 23600 – отражена выручка от продажи МПЗ.
Д 91.2 К 68 3600 – отражен НДС по продаже МПЗ.
Д 91.2 К 10 17000 – списана фактическая себестоимость МПЗ.
Д 91.9 К 99 3000 – отражен финансовый результат от продажи.
Безвозмездная передача МПЗ также отражается на счете 91.2.
Пример 5.
Организация по договору дарения передает материалы, учетная стоимость которых составляет 15 000 руб.
Д 91.2 К 10 15000 – безвозмездно переданы МПЗ по фактической
себестоимости.
Д 99 К 91.9 15000 – отражен финансовый результат от безвозмездной
передачи.
В случае выбытия МПЗ в результате пожара или стихийных бедствий делаются проводки, аналогичные примеру 5.
При обнаружении недостачи МПЗ по результатам инвентаризации составляются проводки:
Д 94 К 10 - отражена недостача МПЗ.
Д 73.2 К 94 – недостача отнесена на виновное лицо.
Д 73.2 К 98.2 – отражена разница между учетной и рыночной стоимостью МПЗ.
Д 50 (70) К 73.2 – виновное лицо внесло деньги в кассу или удержано из заработной платы виновного лица.
Д 98.2 К 91.1 – списывается разница между учетной и рыночной стоимостью МПЗ.
операций по внутреннему их перемещению
229. Под отпуском кормов, семян, продуктов, минеральных удобрений, запасных частей, материалов, сырья и других товарно-материальных ценностей в производство понимается выдача их со склада (кладовой) непосредственно для скармливания скоту и птице, внесения в почву и т.п. для производства сельскохозяйственной, прочей продукции, изготовления материалов, выполнения работ (оказания услуг), в т.ч. строительно-монтажных и ремонтных работ, а также для управленческих нужд организации.
Отпуск материалов на склады (в кладовые) подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение.
230. Стоимость материалов, отпускаемых со складов (кладовых) организации в подразделения и из подразделений на участки, фермы, в бригады, рабочие места в аналитическом учете, как правило, определяется в оценке по учетным ценам (без учета транспортно-заготовительных расходов) или плановой себестоимости.
231. Сельскохозяйственная продукция, сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности отпускаются с центральных складов организации в зависимости от структуры организации на склады подразделений или непосредственно в подразделения организации (при отсутствии у них складов) и из цеховых складов (кладовых) в производство (участкам, бригадам, непосредственно на рабочие места) по массе, объему или счету в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями). Отпуск сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации.
При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерений (весовых, объемных, линейных, поштучно).
232. Отпуск продуктов предприятиям общественного питания, детским дошкольным учреждениям, перемещение продукции, товаров и материалов из одного склада на другой склад или в другую кладовую данной организации при систематическом пополнении запасов кладовых подразделений и ферм с центральных складов оформляется накладной внутрихозяйственного назначения или лимитно-заборной ведомостью (картой) (форма N М-8), выписываемых на основании распоряжения руководителя сельскохозяйственной организации. Лимитно-заборные ведомости (карты) (форма N М-8) составляются, как правило, в тех случаях, когда отпуск материальных ценностей производится по установленным нормам на планируемый объем работ в полеводстве, строительстве, при ремонте в ремонтных мастерских и т.п.
233. Продукция и материалы, полученные со склада представителем производственного подразделения, должны быть полностью сданы им и оприходованы в местах хранения или использования.
234. Отработанные нефтепродукты принимаются на нефтесклад от водителей, трактористов-машинистов на основании накладных.
235. Сдача производственными подразделениями из производства на склад материальных ценностей, изготовленных ими или переработанных, должна оформляться путем выписки накладных на внутрихозяйственное перемещение материалов. Этими же накладными оформляются также операции по сдаче отделениями, бригадами, фермами (цехами, участками и т.д.) на склад или в кладовую отделения, цеха (участка) из производства остатков неизрасходованных материалов (если они ранее были получены по накладным и другим документам), а также сдача отходов от производства продукции, отходов от брака, от ликвидации основных средств, от разборки временных сооружений и т.п.
236. По мере отпуска материалов со складов (кладовых) подразделения на участки, в бригады, на рабочие места при подтверждении их расхода они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство.
Стоимость материалов, отпущенных для управленческих нужд, относится на соответствующие счета учета этих расходов.
237. Стоимость материалов, отпущенных и израсходованных на производство, относящихся к будущим отчетным периодам (на освоение новых предприятий, производств, цехов и агрегатов (пусковые расходы), на подготовку и освоение производства новых видов продукции и новых технологий, рекультивация земель и т.п.), зачисляется на счет учета расходов будущих периодов. На этот счет стоимость отпущенных материалов может относиться и в других случаях, когда возникает необходимость распределения затрат на ряд отчетных периодов.
Ведомости на получение кормов непосредственно для кормления животных:
выписываются в бухгалтерии на основании расчета потребности кормов на предстоящий период и подписываются руководителем сельскохозяйственной организации, главным зоотехником и главным бухгалтером. В них указывается, для какого вида и группы скота и птицы предназначается корм (на каждую группу составляется отдельный документ), установленный лимит ежедневного отпуска исходя из утвержденных норм кормления в пределах общего количества кормов, разрешенных к расходованию (в пределах установленного лимита), фактически отпущенные корма (скормленные) из расчета на имевшееся поголовье.
Ведомости расхода кормов выдаются бригадирам на срок, на который составлены кормовые рационы, но не более чем на месяц в двух экземплярах, из них один передается лицу, отпускающему корма, а второй хранится у получателя.
Отпуск сена, силоса, сенажа и другой продукции, используемой на корм без взвешивания, не производится.
Первый экземпляр указанных документов с распиской получателя кормов служит основанием для списания с подотчета кладовщика или другого материально ответственного лица отпущенных кормов. Второй - с распиской кладовщика на отпуск кормов находится у заведующего фермой, бригадира.
Ведомости расхода кормов проверяются руководителем подразделения и представляются в бухгалтерию для отражения расхода кормов в журнале учета расхода кормов (форма N СП-20).
260. Корма, подвезенные с полей к местам зимовки скота и сданные на ответственное хранение непосредственно бригадам животноводческих ферм, отпускаются на кормление животных также по ведомости расхода кормов. В этом случае один экземпляр ведомости или лимитно-заборной карты (ведомости) сдается в бухгалтерию, а второй хранится у бригадира и служит документом ежедневного учета кормов, выданных на кормление животных. При этом корма отпускаются под расписку старших рабочих или других работников, обслуживающих скот.
261. Грубые и сочные корма, находящиеся в период их заготовки на таком расстояния от мест размещения скота, когда не требуется дополнительная перевалка (транспортировка в новые места хранения), отпускаются в порядке, указанном в п. 259 настоящих Методических рекомендаций.
262. Учет расходования силоса, сенажа ведется по каждому силосному сооружению, бурту или кургану. Определив несколько раз массу силоса, сенажа в тележке, вагонетке, в которых он доставляется на ферму, можно ежедневно взвешивание не производить.
В целях контроля и регулирования расходования силоса, сенажа в хозяйстве ежемесячно на первое число проверяют соответствие фактического наличия силоса, сенажа учетным данным.
В течение первого месяца использования силоса необходимо проверить, соответствует ли примерная масса одного кубического метра силоса, взятая при оприходовании его фактической массе. Для этого рекомендуется вырезать слой полметра или один метр по длине траншеи (бурта) на всю или половину ее длины и на всю высоту и взвесить его. Тщательно обмерив эту вырезку, вычислить ее объем и, зная массу силоса, сенажа, определить среднюю массу его в одном кубическом метре.
При обнаружении недостач силоса, сенажа составляют акт, в котором указывают причины расхождений в массе: неправильное оприходование (ошибки при установлении объема, при определении массы одного кубического метра), порча кормов (вследствие неправильной закладки или использования); неточность в учете; умышленные искажения.
263. Скормленная животным зеленая масса трав, а также ботва корнеплодов, капустный лист и т.д. в конце дня записывается бригадиром по отвесам весовщика в ведомость расхода кормов, составляемую в двух экземплярах (для бригадиров растениеводства и животноводства).
264. Бухгалтерия проверяет количество кормов, указанных в ведомостях расхода кормов и в отчетах склада, кормокухни, устанавливает соответствие количества животных, указанного в ведомостях расхода кормов за каждое число отчетного месяца, поголовью, которое числится по книге учета движения животных и птицы.
265. О произведенной проверке документов на полученные и израсходованные корма бухгалтер делает соответствующую надпись в ведомостях расхода кормов.
266. Все документы по движению кормов в установленном порядке представляются в бухгалтерию после проверки с отчетами материально ответственных лиц и записями в книге (карточках) складского учета материалов и журнале учета расхода кормов.
267. Расход кормов на свиноводческом комплексе оформляется учетным листом движения животных и расхода кормов (форма N СП-48).
Перед выдачей бланков учетного листа на участок бухгалтерия указывает в них виды кормов, используемых для кормления содержащихся на данном участке животных.
Ежедневно в учетном листе указываются наличие кормов на начало дня, поступление и их расход за день и остаток на конец дня. Расход кормов показывается в натуральной массе и в кормовых единицах.
Данные о движении кормов в учетном листе подписываются зоотехником по кормам.
268. В бухгалтерии расход кормов по участкам учитывается в журнале учета кормов (форма N СП-20). На каждый участок в журнале отводится необходимое количество листов, где по числам месяца показывается расход кормов по их видам.
В конце месяца в бухгалтерии в целом по комплексу и по каждому участку составляется отчет о движении материальных ценностей, который представляется в центральную бухгалтерию.
Основанием для его составления служат итоговые данные журнала учета кормов. Остаток, приход и расход кормов отражаются в отчете по их видам, по каждому участку и по свиноводческому комплексу в целом. Расход кормов по видам показывается в физических центнерах, в центнерах кормовых единиц и в стоимостном выражении (в оценке по учетным ценам).
Отчет подписывается зоотехником по кормам, экономистом и начальником комплекса. Затем он используется бухгалтерией в качестве основания для списания кормов в затраты производства.
269. Отпуск запасных частей и ремонтных материалов оформляется накладной внутрихозяйственного назначения или лимитно-заборной ведомостью (картой) (форма N М-8) на получение материальных ценностей или ведомостью дефектов на ремонт машины. Указанные документы составляются в двух экземплярах для заведующего складом (кладовщика) и получателя. Отпуск производится только в пределах установленного лимита. На их основании ведутся записи в карточках складского учета материалов, а в конце месяца заведующий складом составляет отчет о движении материальных ценностей. Указанный отчет может составляться только в суммовом выражении по группам и маркам машин (без перечисления наименований).
270. Заведующий нефтескладом (заправщик) отпускает горючее и смазочные материалы или выдает талоны (в литрах) в подотчет заправщикам, трактористам-машинистам и водителям по лимитно-заборным ведомостям (картам), открываемым на каждого получателя в пределах установленных лимитов. Одновременно заведующий нефтескладом (заправщик) отмечает в путевых листах, учетных листах трактористов-машинистов количество (в литрах) отпущенных нефтепродуктов. Разовый отпуск нефтепродуктов производится по накладным.
Основными документами по первичному учету расхода нефтепродуктов являются путевые и учетные листы. Нефтепродукты для других производственных нужд (работа стационарных двигателей, котлов и др.) учитывают по лимитно-заборным ведомостям (картам) или накладным.
Данные о количестве полученных и израсходованных нефтепродуктов переносят в сроки, установленные графиком документооборота, из путевых (учетных) листов в накопительные ведомости учета затрат.
При этом в накопительных ведомостях записывают также количество нефтепродуктов по неиспользованным на начало и конец месяца талонам и остатки топлива в баках машин, закрепленных за каждым трактористом-машинистом и водителем автомобиля.
Оформленные и обработанные путевые и учетные листы за каждый отчетный период подлежат сверке с приложенными к отчету лимитно-заборными ведомостями (картами) и другими документами на отпуск нефтепродуктов, ведомостью возврата талонов. Проведенные сверки подтверждает подписью диспетчер гаража или другое лицо, осуществляющее оперативный учет нефтепродуктов. Сверку можно проводить по итоговым данным накопительных ведомостей о работе автомобилей и МТП, журнала учета работ и затрат (накопительные ведомости учета затрат).
Месячные итоговые данные о выдаче нефтепродуктов, отраженные в отчете о движении топлива и смазочных материалов, должны быть тождественны итоговым данным об использовании нефтепродуктов, записанным в накопительные ведомости учета затрат.
В учетных и путевых листах записывают количество топлива, израсходованного фактически и по норме на выполненный объем работы. На основании этих данных определяют перерасход или экономию топлива. Бухгалтерия предприятия ведет учет нормативного и фактического расхода нефтепродуктов, а также их экономии и перерасхода каждым трактористом-машинистом и водителем автомобиля.
В случае необходимости, а также в целях определения экономии или перерасхода нефтепродуктов могут быть открыты лицевые карточки водителей, которые составляют на основании соответствующих первичных накопительных документов.
На затраты производства фактический расход нефтепродуктов (в литрах) списывается на основании путевых листов, учетных листов, предварительно занесенных в накопительные ведомости учета затрат.
271. Сверхлимитный отпуск семян, кормов, удобрений, горючего и смазочных материалов, строительных и других материалов на производство и их замену оформляется отдельной накладной. К сверхлимитному отпуску относятся: дополнительный отпуск при перевыполнении производственной программы, дополнительный отпуск на покрытие перерасхода, на возмещение брака и др.
Сверхлимитный отпуск продукции и материалов и замена одних видов другими допускаются только по разрешению руководителя сельскохозяйственной организации или лиц, на то уполномоченных.
272. Отпуск из центрального склада подразделениям продукции и материалов, потребность в которых возникает периодически, должен осуществляться по накладным.
Отпуск продукции и материалов с небольшими отступлениями против количества, затребованного по первичному документу, допускается без получения дополнительного разрешения только в тех случаях, когда такой отпуск вызван состоянием упаковки, их объемом, размером, развесом и т.п.
273. Количество отпущенных в производство массово-однородных материалов (песок, щебень, гравий, уголь и др.) при невозможности отпуска их по фактической массе или обмеру допускается определять на основе проведения периодических (не реже одного раза в месяц) инвентаризаций остатков этих материалов. Результаты инвентаризации остатков этих материалов должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (ф. N ИНВ-3). Состав комиссии определяется приказом или распоряжением руководителя сельскохозяйственной организации.
274. Медикаменты (за исключением спирта), включая готовые лекарства, а также перевязочные материалы, биологические препараты, дезинфицирующие, дезинсицирующие средства списывают по актам, утверждаемым руководителем сельскохозяйственной организации, общей суммой. Спирт (ректификат и сырец), морфий, кофеин и другие ядовитые и сильнодействующие средства списываются в количественном и суммовом выражении по каждому рецепту в отдельности.
275. Продукция и материалы, утраченные в результате стихийных бедствий (наводнения, пожара и прочих чрезвычайных ситуаций), списываются по актам, составляемым специальной комиссией как чрезвычайные расходы с отнесением на счет 99 "Прибыли и убытки". В комиссию должны входить представители местных органов власти (администрации) и при необходимости страховых компаний. К акту прилагается справка метеорологической службы.
б) производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета организации, а также с данными бухгалтерской службы, при выявлении расхождений производятся соответствующие исправления. О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения. В отчеты, карточки учета материалов и другие учетные документы вносятся соответствующие исправления. При осуществлении бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники указанные исправления должны быть внесены в используемую информационную базу;
в) определять совместно с другими заинтересованными службами (отделами) организации отклонения фактического расхода материалов от установленных норм;
г) регулярно контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на складах, в цехах и других подразделениях.
278. Для распределения стоимости отпущенных в производство и на другие цели материалов по видам продукции (работ, услуг) и статьям расходов организация может ежемесячно составлять сводную ведомость расхода материалов. В указанной ведомости материальные затраты (включая ТЗР) приводятся в разрезе цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них - по заказам (изделиям, видам продукции, работам, услугам) и статьям расходов.